Poslovni procesi so srce poslovanja. Organizirajo nered. Nenehno se prilagajajo spreminjajočim se potrebam strank. Njihova uspešnost je merljiva, njeno optimiziranje pa lahko podjetju prihrani veliko denarja (več o tem v RealBlogu o "Programu rudarjenja"). Dovolj razlogov, da se lahko sedaj bolj intenzivno ukvarjamo z njimi. Teoretično je to jasno, kako pa je v praksi? Težko, bi rekel. Veliko preveč so prisotni v vogalnih zaprašenih priročnikih Orga in modelih Aris, ki so zastareli že dva tedna po izdaji. Večja podjetja si lahko privoščijo oddelek za "organizacijo procesov", samo da označijo vse tiste teme, ki drugam ne spadajo. Nič čudnega torej, da tudi obstoj take razdelitve ni zagotovilo za obstoječi in predvsem najsodobnejši model poslovnih procesov. Trgovina teče - nekako - zakaj torej se truditi?
Edini problem je, da so poslovni procesi živi. Uporabljajo se vsakodnevno. Prilagojeni so, spremenljivi, razširljivi. Potrebne so nove funkcionalnosti in postopki, procesi, povezani v vrednostni verigi. In ker je večina procesov usmerjenih v informacijsko tehnologijo, so teme relativno hitro razširljive. Potem se zgodi napaka. Vsakih nekaj tednov se pojavijo zahteve za spremembo. Postavlja se vprašanje dokumentacije, ki bi dejansko ustrezala resničnemu življenju in ne bila sama sebi namen. In ko so že na začetku prisotne različne stranke z različnimi nalogami (na primer z zunanjim vzdrževanjem aplikacij), je celotna slika zelo barvita. Kot rezultat tega poslovni procesi zamrejo, divja rast dobiva vse več prostora in stvari postajajo vse bolj nepregledne. Tako kot domači vrt, ki ga leta ne obdelujemo. V nekem trenutku ne moremo več razmišljati, kako bi se prebili skozi. Če smo iskreni, je to resničnost mnogih podjetij. Skrajni čas za temeljito čiščenje trgovine.

Toda zakaj omenjamo temo v kontekstu transformacije S / 4HANA?

Moje nasprotno vprašanje: če ne sedaj, kdaj? Ne glede na to, kateri pristop uberemo, prehod s SAP ECC (ali katerega koli drugega sistema ERP) na S / 4HANA zagotovo NI sprememba izdaje. S / 4HANA je popolnoma nova generacija programske opreme, ki je prilagojena zahtevam tehnoloških sprememb v obliki digitalizacije in avtomatizacije vseh poslovnih področij. Za SAP je bil to razlog, da so programsko opremo osvobodili s kontaminiranih mest, da bi kočo očistili. In če bi to veljalo za SAP, potem bi to moralo veljati za vsa podjetja, ki so svojo programsko opremo skozi leta zelo personalizirala in v nekaterih primerih izkrivila do neprepoznavnosti. Kdor zamudi priložnost, da svoje lastne "histerične" poslovne procese postavi na novo, tik preden se preselijo na S / 4HANA, v naslednjih 15-20 letih ne bo mogel strankam ponuditi veliko. Zato trdimo, da se premika na S / 4HANA ne bi smelo obravnavati kot zgolj tehnično zadevo, ampak kot res dobro priložnost za "prirezovanje starih peruti" in prilagajanje podjetja prihodnosti v smislu poslovnih procesov. Čeprav s tem povečamo čas, potreben za preoblikovanje, se ta naložba izplača in veliko strank priznava to kot edini pravilen pristop. Vse ostalo (to bi bile možnosti 1 + 2 naslednje slike) je po našem mnenju preskočilo veliko vmesnih korakov.

Kot smo že omenili, poslovni procesi služijo kot regulativni okvir za podjetniško dejavnost. Drugačno sliko predstvalja "venski sistem", skozi katerega se pretaka podatkovni tok, ki družbo spremeni v živ organizem. Zato v okviru naše metodologije transformacije Realtransform® dajemo velik pomen najsodobnejšim možnim procesom. To je referenčna točka za večino ukrepov, potrebnih za preoblikovanje, ne glede na to, ali gre za pristop Greenfielda ali Brownfielda. Samo tisti, ki so resnično na tekočem, ki so naredili domačo nalogo v zadnjem času, tukaj potrebujejo manj časa in truda. Ampak takšnih podjetij je malo.

Poleg tega obstaja še ena, pogosto še neznana točka. SAP navaja S / 4HANA kot "digitalno jedro", ki bi ga bilo v idealnem primeru treba ohraniti stabilnega. Hkrati se SAP odpira v čudoviti novi svet oblačnih tehnologij z jasno opredeljenimi integracijskimi točkami ter lastno programsko zbirko (SAP Cloud Platform). Zato je zato mogoč pojav poslovnih procesov, ki bi bili v prejšnjih generacijah programske opreme skorajda nepredstavljivi, kar je izjemno pomembno pri digitalizaciji. Hkrati pa obstaja tudi možnost ločitve kompleksnih rešitev, usmerjenih na stranke, ki so bile predhodno implementirane v SAP ECC, z orkestriranjem preko platforme SAP Cloud, ter druge primerljive rešitve (MS Azure, Google Cloud, AWS). To je največji strah, ki ga ima večina podjetij, katera se soočajo s projektom preoblikovanja. Vendar bi bilo prav, da se stvari začnejo počasi spreminjati, ker usmerjen pristop predstavlja prihodnost poslovnih procesov.

Zdaj, ko smo si nasuli soli na rano, se postavlja vprašanje, kako pristopiti k temi "poslovni procesi in njihovo modeliranje". Pristopa sta dva:

• Če model poslovnega procesa že obstaja, lahko začnete z njim. Tu so pomembna naslednja vprašanja: kakšna je struktura? Katere stopnje obstajajo? Na katerih točkah in na katerih ravneh je na voljo oblika dokumentacije? Kako posodobljen je model? Koliko "prihodnosti" je že vključeno? Kako so urejene odgovornosti (RACI) in na kakšni ravni? Kako se model poslovnega procesa ujema z generičnimi pristopi za panogo / segment?
• Če je model poslovnega procesa popolnoma odsoten ali le rudimentaren, ga je treba znova nastaviti, najbolje po ustreznem referenčnem modelu in po možnosti tudi po tako imenovanih "najboljših praksah", kot je na primer SAP preko Upravitelja rešitev ali preko "Model Company" SAP-a. Dostavljeno vsebino je mogoče razširiti tako, da vključuje vse želene poslovne procese ali elemente. Tu pa je nujno potrebna tudi vnaprej določena struktura.

Že nekaj let obstaja še en pristop, ki je postal znan pod besedama "Process Mining". S tem je mogoče obstoječo sistemsko pokrajino "samodejno izmeriti" in preslikati. Procesno rudarjenje uporablja podatke, povezane z bazo podatkov, da ugotovi, kako proces resnično deluje. Večina rezultatov je presenetljivih, saj razkrijejo ves "ustvarjalni kaos" s pregledno predstavitvijo različic, v katerih se proces dejansko odvija. Iz tega lahko neposredno izpeljemo polja za revizijo poslovnih procesov. Procesno rudarjenje odpira tudi popolnoma nove možnosti za nenehno izboljševanje procesov. Več informacij o tem najdete v ločeni objavi spletnega dnevnika.